La comptabilité en institut de beauté, salon esthétique
La comptabilité en institut de beauté. Ce n’est pas toujours évident, ni plaisant de s’en occuper lorsque l’on tient un institut de beauté. Les règles en comptabilité sont complexes et doivent avoir toute votre attention pour éviter les erreurs. Si la comptabilité de votre salon esthétique n’est pas à jour et faite dans les règles, votre institut de beauté s’expose à de graves conséquences pour sa sécurité financière. Mais est-ce une obligation de prendre un expert-comptable pour un institut de beauté ? Comment est-ce qu’un comptable peut vous aider à la gestion de votre institut ? Peut-on s’en sortir au niveau comptabilité avec un logiciel de gestion pour instituts de beauté tel que LSInstitut ? LSInstitut a fait le point sur le choix de prendre ou non un comptable pour votre salon de beauté et vous explique ce qui est important de savoir niveau comptabilité.
L’obligation d’une caisse pour la comptabilité en institut de beauté
Il est obligatoire de tenir une caisse dans un salon de beauté, un institut de beauté, un salon estéthique, un Spa, etc. Tout comme le fait de produire annuellement certains documents. En l’absence de ceux-cis, les conséquences peuvent être dramatiques pour votre salon esthétique. Mais êtes-vous obligé de faire appel aux services d’un cabinet comptable ? Pouvez-vous faire la comptabilité du salon esthétique par vous-même ?
Un expert-comptable est-il obligatoire pour la comptabilite en institut de beauté ?
Vous pouvez faire appel à un comptable pour s’occuper de la comptabilité de votre institut de beauté. Vous avez aussi le choix de vous occuper vous-même de cette tâche importante de votre métier. En effet, la loi n’impose pas aux salons esthétiques, Spa, onglerie ou tout autre enseigne en lien avec l’esthétisme, de faire appel à un comptable pour s’occuper de leur comptabilité.
Pour gérer la comptabilité de votre institut, plusieurs options s’offrent à vous :
- Confier toute votre gestion comptable à un expert-comptable
- Confier certaines tâches à un expert-comptable
- Faire votre comptabilité vous-même.
Si toutefois, vous vous sentez apte à assurer tout ou partie de la comptabilité de votre salon esthétique, rien ne vous oblige à demander les services d’un cabinet comptable. Les tâches que vous devrez réaliser vous-même pour la comptabilité en institut de beauté sont :
- Le bilan
- Le compte de résultat
- La déclaration de votre T.V.A.
- Réaliser vos audits de compte
- Faire vos déclarations fiscales
- Déclarer vos charges sociales
- Élaborer vos liasses fiscales
- Etc…
Les bulletins de paie – La comptabilité en institut de beauté
Si vous avez des salariés, il faudra également réaliser leurs bulletins de paie, élaborer votre DSN, rédiger vos contrats de travail, etc… Pour effectuer toutes ces tâches, du temps libre en dehors de la clientèle est nécessaire. Il vous incombe surtout ne pas faire d’erreur. Comme je le disais précédemment, cela peut engendrer des conséquences fiscales dramatiques pour votre institut de beauté.
Un grand nombre de gérants d’instituts de beauté décident de recourir aux services d’un expert-comptable. Souvent par manque de temps, de connaissances ou encore pour bénéficier d’un accompagnement personnalisé. Si vous préférez confier cette tâche à un expert-comptable, que ce soit pour la création de votre institut esthétique ou la gestion de votre comptabilité, le suivi qu’il réalisera, vous assurera une conformité totale avec les règles comptables et fiscales qui s’appliquent pour votre salon de beauté. Pensez dans ce cas de figure à choisir un cabinet d’expertise-comptable inscrit à l’Ordre des Experts-Comptables.
Vous avez donc le choix de prendre ou non un comptable pour votre institut de beauté.
LSInstitut vous permet d’envoyer rapidement un export de vos données pour votre comptable
En un instant, LSInstitut vous permet de réaliser un export des données comptables de votre logiciel de gestion pour votre comptable.
Que ce soit à la semaine, au mois ou à l’année, vous avez la visibilité sur tous les encaissements réalisés au sein de votre institut de beauté. Grâce à cette visibilité sur vos données comptables, vous pouvez connaitre en temps réel votre chiffre d’affaires réalisé en Hors Taxes ou toutes taxes comprises pour :
- la vente de vos produits cosmétiques
- vos prestations accomplies
- la revente de bons cadeaux
Vous avez également accès à tous les modes de réglements effectués par période ainsi que par jour et le logiciel LSInstitut calcule automatiquement la T.V.A.
Avec l’écran comptable de votre logiciel de gestion pour salons de beauté, vous gérez votre fond de caisse au quotidien. Cela vous permet de tenir à jour votre caisse et les écarts de caisse s’il y en a. En fin de journée ou pour une période choisie, l’écran comptable LSInstitut vous permet de connaître le récapitulatif
- des clôtures de caisses avec les remises en banque d’espèces ou de chèques effectués,
- des pièces de caisses (pour les achats faits par votre institut)
- des prélèvements du fond de caisse
Le logiciel LSInstitut vous donne un accès aux statistiques de votre institut de beauté. Vous connaissez la répartition de la clientèle par sexe, avec les nouveaux clients, les clients existants et les clients de passage.
Vos collaborateurs ont des primes sur la revente des produits cosmétiques ? Vous leur proposez des challenge vente à l’institut ?
LSInstitut vous permet de visualiser le CA de chacun de vos collaborateurs.
Cette fonctionnalité est nécessaire pour comptabiliser les ventes de chaque collaborateur lorsqu’ils ont des primes sur leur revente de produits cosmétiques, ou lorsque vous souhaitez mettre en place un challenge vente. Cela permet aussi de suivre l’avancement de leurs ventes au fur et à mesure du mois lorsqu’ils ont un objectif de ventes à réaliser mensuellement.
Rappels sur vos obligations concernant la comptabilite en institut de beauté
Que vous soyez propriétaire d’un salon de beauté ou esthéticienne à domicile, vous êtes tenu de tenir votre comptabilité à jour. Peu importe si votre activité d’esthéticienne est exercée en établissement recevant du public (ERP) ou réalisée au domicile des clients, la comptabilité est obligatoire au regard de l’administration fiscale.
Voici quelques rappels sur la comptabilité en institut de beauté.
D’un côté, il y a les factures provenant de vos fournisseurs, ce qui représente vos dépenses. De l’autre, les factures établies pour vos clients. Ces dernières représentent vos recettes sur vos prestations et ventes de produits. Ces dépenses et recettes doivent être fidèlement retranscrites sur un journal de comptes, en reprenant le chiffre d’affaires quotidien, hebdomadaire et mensuel de votre institut de beauté.
Enfin, ce journal est transmis au cabinet d’expert-comptable qui assure votre comptabilité. Ce journal peut aussi bien être réalisé sur papier que sur un logiciel de gestion pour insitut de beauté et salon esthétique tel que LSInstitut.
Les obligations comptables en institut de beauté dépendent du régime juridique
Quand l’activité d’esthéticienne est exercée en tant que société (SAS, EURL, SASU, SARL, …)
L’implication pour la comptabilité est différente pour ceux qui sont au régime réel d’imposition et ceux au régime simplifié. Cette implication sera plus complexe pour un institut en tant que société, qu’en tant qu’entreprise individuelle.
Régime réel d’imposition :
- réaliser un inventaire annuel
- enregistrer tous les mouvements comptables avec leurs pièces justificatives
- éditer les livres comptables obligatoires (livre-journal, grand-livre et livre-inventaire).
- établir un bilan, compte de résultat et annexes annuels
Régime simplifié :
Les salons esthétiques ayant choisi un régime simplifié bénéficient
- d’allègements comptables (permettant de gérer une comptabilité de trésorerie)
- de dispense d’établir des annexes comptables
- d’une gestion de l’inventaire simplifiée
Quand l’activité d’esthéticienne est exercée en entreprise individuelle (EI ou micro-entreprise)
La gestion comptable est dite “simplifiée”. Dans ce cas, vous avez uniquement à :
- tenir un livre des recettes et un journal des achats
- établir des factures
- déclarer le chiffre d’affaires
Cette gestion comptable est plus simple et abordable. Un logiciel comptable pour auto-entrepreneur facilite ma gestion comptable de l’institut de beauté. Cependant, ce statut reste souvent peu adapté aux salons esthétiques à cause de son chiffre d’affaires limité.
Lorsque l’on sait quelles sont les obligations comptables pour un institut de beauté, on peut alors faire un choix important.
- gérer seul votre comptabilité grâce à un logiciel de comptabilité
- vous faire accompagner par un expert-comptable
Justifier les ventes et prestations encaissées à l’institut de beauté
En effet, il est nécessaire de conserver les détails des opérations. Pour cela, un registre simple ou un tableau ne suffisent pas.
Pour cela, un logiciel de gestion pour institut de beauté permet de garder dans sa base de données toutes ces informations. Celles-ci sont à fournir obligatoirement. Ces logiciels de gestion pour institut de beauté permettent une meilleure manipulation comptable. LSInstitut par exemple, vous fait gagner du temps pour gérer la comptabilité en institut de beauté .
Un institut de beauté peut n’enregistrer et comptabiliser que les encaissements. Par contre, il est indispensable de garder une trace des prestations et des ventes correspondant à ces encaissements
Les différents types d’encaissement à l’institut de beauté
Les réglements en espèces ne sont plus monnaie courante en institut de beauté. Les clientes et clients d’instituts esthétiques ont plutôt tendance à régler leurs prestations par carte bancaire ou en chèque. L’administration fiscale permet que le solde de caisse englobe tous ces modes de paiement.
- Les espèces
Doivent être constatées sur la caisse
- Les chèques
Doivent être enregistrés sur la banque
- Les mouvements de fonds (remise en banque, retraits, apports)
Doivent être enregistrés à la fois sur la caisse et sur la banque
- Le solde de caisse
Inclut les espèces, les chèques et les cartes
Le solde de caisse journalier – la comptabilite en institut de beauté
Il est obligatoire de calculer le solde de caisse journalier dans un institut de beauté. Il est aussi obligatoire de vérifier ce solde avec le total des espèces, des chèques et des cartes bancaires non déposés en banque. Votre caisse de salon esthétique ne peut avoir un solde négatif. En effet, il est impossible de réaliser plus de sorties d’argent qu’il n’en rentre dans votre caisse.
Le solde journalier obligatoire d’une caisse n’est pas produit nécessairement par un logiciel de gestion pour institut de beauté. Ceux-ci ne sont pas à confondre avec un logiciel de comptabilité.
Le logiciel de gestion pour instituts de beauté LSInstitut vous permet de faire votre comptabilité facilement afin de le transmettre à votre expert-comptable.
- Contrôle des chèques
- Gestion des espèces
- Clôture journalière
- Tickets en attente
- Bande x et z
- Gestion des pièces de caisse
- Remises en banque
- Fond de caisse
- Edition personnalisée pour votre comptable
Un logiciel de gestion pour salons esthétiques facilite la saisie détaillée de vos encaissements journaliers.
Celui-ci vous permet aussi de connaître tous les éléments importants sur la gestion et le pilotage de votre institut.
Le journal de caisse d’un institut de beauté
Quand vous n’avez pas de logiciel de gestion pour institut de beauté, vous devez saisir les totaux des encaissements, des remises en banque, des paiements en espèces, dans un journal comptable. Ce dernier est souvent appelé « Brouillard de caisse ». Cela vous permet de calculer le solde journalier.
Certains logiciels comptables, que l’on trouve sur internet, permettent aux gérants de salons esthétiques qui n’ont pas de comptable, un calcul automatique du solde journalier et de collecter les informations obligatoires.
Les obligations fiscales d’un institut de beauté
Pour les entreprises individuelles (EI, EIRL et EURL)
Vous exercez votre activité de professionnel de la beauté, en institut ou à domicile sous la forme d’une entreprise individuelle.
Vous êtes donc soumis à l’impôt sur le revenu (IR).
Les bénéfices de votre activité d’esthéticienne sont inscrits dans la catégorie des BIC et entrent dans le calcul de vos revenus imposables.
Le barème progressif de l’impôt sur le revenu est alors appliqué.
Trois possibilités s’offrent à vous selon votre chiffre d’affaires :
Le régime micro-BIC
Vous devez remplir une déclaration fiscale unique (formulaire 2042). Sur la déclaration de revenus n°2042-C-PRO, il convient de reporter le montant total des recettes encaissées.
L’abattement est ensuite calculé par l’administration.
Le titulaire d’un micro-BIC est imposé à l’IRPP sur un pourcentage des recettes encaissées sur l’année civile.
Le calcul est le suivant : Bénéfice imposable = 50% des recettes encaissées pour les autres activités BIC.
Votre chiffre d’affaires sera cependant plafonné à 176 200 €.
Dans certains cas, il est possible d’opter pour le prélèvement fiscal libératoire.
Le régime du réel simplifié
Vous aurez cependant davantage de déclarations fiscales à produire (formulaire 2042, déclaration de résultats, laisses fiscales) et vous n’aurez pas d’abattement forfaitaire. Les entreprises soumises au régime d’imposition réel simplifié doivent tenir une comptabilité classique : un bilan, un compte de résultat et des annexes.
Des dispositions particulières s’appliquent pour alléger vos obligations comptables :
- le livre journal n’enregistre journellement que les recettes encaissées et les dépenses payées
- les créances et les dettes sont constatées à la clôture de l’exercice
- le bilan fourni à l’administration fiscale est un bilan simplifié
Le chiffre d’affaires de votre institut de beauté devra
- être compris entre 70 000 € et 238 000 €, pour les activités de prestation de services
- être compris entre 170 000 € et 789 000 € pour les activités de commerce
Le régime réel normal
Il est également possible, dans le cas où votre chiffre d’affaires dépasse 238 000 € ou 789 000 €.
La comptabilité d’un institut de beauté soumis au régime réel normal, doit être plus précise que pour le régime réel simplifié :
- Elle doit s’appuyer sur des pièces justificatives.
- Le salon esthétique est obligé de procéder à l’enregistrement comptable chronologique des mouvements affectant son patrimoine.
- L’entreprise doit procéder à un inventaire au moins une fois tous les 12 mois.
- L’institut doit établir des comptes annuels comprenant un bilan, un compte de résultat et des annexes.
- Il est obligatoire de tenir un livre journal et un grand livre.
Pour les sociétés commerciales (SAS, SA, SARL et SASU)
Le taux normal de l’impôt sur les sociétés, en l’absence de dispositions particulières, est fixé conformément à l’article 219-I du CGI.
Il est progressivement abaissé à compter des exercices ouverts au 1er janvier 2019 comme suit :
Sociétés dont le chiffre d’affaires est
Bénéfices
Compris entre 0 € et 38 120 €
15 %
Entre 38 120 € et 500 000€
28%
Plus de 500 000 €
31 %
Bénéfices
Compris entre 0 € et 500 000 €
28 %
Plus de 500 000 €
31 %*
*article 84 de la loi n° 2017-1837 du 30 décembre 2017
Sources : impots.gouv.fr
Paiement de cotisations d’assurance maladie et cotisations sociales
Les professionnels de la beauté dépendent de l’URSSAF
Régime de retraite et d’invalidité
Les professionnels de la beauté dépendent de la caisse SSI
Les prestations des coiffeurs sont soumises à un taux de TVA classique de 20 %
Dans certains cas, vous pourrez bénéficier d’un taux de TVA réduit.
De plus, selon votre chiffre d’affaires, vous pourrez être soumis au régime simplifié ou au régime réel.
Moyenne de tarifs d’un expert-comptable pour la comptabilite en institut de beauté
Il faut se baser sur plusieurs éléments afin de connaître les tarifs d’un expert-comptable pour un institut de beauté.
- La localisation du salon de coiffure
- La taille de l’institut de beauté
- Le volume d’activité
- Le nombre de salariés
- Les missions comptables
- La renommée du cabinet comptable
J’ai tout de même trouvé des renseignements afin de vous indiquer une fourchette de prix. Ces chiffres ne sont, bien évidemment, qu’à titre indicatif.
Contacter un comptable, si vous souhaitez faire appel à ses services, sera plus sûr pour connaître les tarifs que vous devrez payer.
Pour une auto-entreprise :
- Création d’entreprise de 0 à 500 €
- Tenue comptable à partir de 150 € par an
Pour une société :
- Création d’entreprise de 0 à 2 000 €
- Tenue comptable à partir de 1 000 € par an
- Bulletins de salaires à partir de 25 € par mois
- Business plan prévisionnel de 100 à 500 €
Pourquoi faire appel à un expert-comptable pour un institut de beauté
Comme vous l’avez bien compris, s’occuper de la comptabilité en institut de beauté peut être une tâche complexe et qui prend du temps. Surtout si l’on s’en occupe soi-même. Il est important de pouvoir se libérer du temps, entre deux clients, ou bien le soir, après la journée de travail en institut de beauté. Disposer de ce temps pour la gestion comptable d’un institut de beauté n’est parfois pas évident.
C’est pourquoi, de nos jours, beaucoup de gérants d’instituts de beauté, de Spa, d’onglerie, font appel à un comptable. Mais quels sont les avantages de faire appel à un cabinet d’expert comptable ?
Ouvrir un institut de beauté en rejoignant un réseau de franchise
Les économies :
Ce que l’on imagine de suite, c’est que de décider de réaliser sa comptabilité seul est un gain financier. Mais si vous comparez le temps passé à faire votre compta et les honoraires d’un comptable, vous vous apercevrez que ce temps est nécessaire auprès des clients de votre institut de beauté.
L’expert-comptable connaît son métier. Il effectuera les opérations comptables ainsi que les démarches de votre salon esthétique plus rapidement. Si vous souhaitez ne pas tout lui confier, le logiciel LSInstitut, logiciel de gestion pour instituts de beauté, vous permet de lui envoyer un export comptable.
L’expertise :
Le recours à un expert-comptable vous assure que votre comptabilité est réalisée dans le respect du plan comptable d’un institut de beauté ainsi que dans le respect des délais légaux. Avec un logiciel de gestion pour institut de beauté tel que LSInstitut, vous préparez la première partie des opérations comptables à votre expert-comptable. Il lui suffit de poursuivre les démarches nécessaires.
Gagner du temps :
Si au contraire vous choisissez de confier toute la comptabilité de votre salon esthétique à un cabinet d’experts-comptables, cela vous laisse du temps pour vous consacrer à votre métier d’esthéticienne. Plus de temps pour vos clients, mais aussi plus de temps pour réaliser votre chiffre d’affaires.
L’accompagnement :
Un expert-comptable a aussi un rôle de conseil. Que ce soit lors de la création de votre institut de beauté ou au cours de la vie de votre institut. Son expertise lui permet de vous proposer des axes de développement aussi bien en termes d’optimisations fiscales que sur la santé financière de votre salon esthétique.
Que vous décidiez de faire appel à un expert-comptable ou non, le logiciel de gestion pour instituts de beauté LSInstitut vous permet de gagner du temps.
LSInstitut possèdes nombre de fonctionnalités qui vous sont d’un grand soutien dans la gestion de votre institut de beauté.
- le contrôle des chèques
- la gestion des espèces
- la clôture journalière
- les tickets en attente
- la gestion des pièces de caisse
- les remises en banque
- le fond de caisse
- …
Nous espérons vous avoir donné suffisamment de renseignement pour vous permettre de faire votre choix. Faire appel à un comptable ou vous occuper vous-même de la comptabilité en institut de beauté.
Découvrir une démo du logiciel de gestion pour institut de beauté et salon esthétique, LSInstitut
Découvrez les autres fonctionnalités LSInstitut en détail sur notre site internet.
antonia
Rédactrice Web chez LS Institut. Avec LS Institut : vous gagnerez du temps au quotidien et vous améliorerez votre rentabilité, toute l’équipe est à votre disposition pour vous accompagner, toutes nos formules incluent une assistance illimité. Contactez nous au 02.90.26.21.27